Regulamin Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§1

1. Chrzanowski Budżet Obywatelski jest szczególną formą konsultacji społecznych, w ramach której mieszkańcy w bezpośrednim głosowaniu decydują o części wydatków budżetu gminy.
2. Konsultacje, o których mowa w ust. 1. przeprowadza się za pomocą dedykowanej platformy cyfrowej Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego (zwanej dalej „platformą cyfrową”), udostępnionej na stronie www.chrzanow.pl.

§2

Ze środków Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego mogą być realizowane zadania należące do zadań własnych gminy, które są możliwe do realizacji w trakcie jednego roku budżetowego. Między innymi w zakresie:

1. edukacji,
2. kultury oraz ochrony zabytków,
3. sportu i turystyki,
4. pomocy społecznej,
5. ochrony przyrody, w tym zieleni miejskiej,
6. porządku i bezpieczeństwa publicznego,
7. ochrony zdrowia,
8. wdrażania programów pobudzania aktywności obywatelskiej.

§3

Chrzanowski Budżet Obywatelski obejmuje następujące etapy:

1. akcja informacyjno-edukacyjna,
2. zgłaszanie przez mieszkańców propozycji zadań do realizacji,
3. weryfikacja zgłoszonych zadań,
4. głosowanie mieszkańców,
5. ogłoszenie zadań rekomendowanych do realizacji.

Rozdział II

Zgłaszanie projektów (zadań) - wymogi formalne

§4

1. Zadania w ramach Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego mogą być zgłaszane wyłącznie przez mieszkańców gminy Chrzanów. W przypadku zgłoszenia zadania przez mieszkańca, który nie ma ukończonych 16 lat konieczna jest zgoda jego opiekuna prawnego.
2. Zadania muszą uzyskać poparcie co najmniej 15 mieszkańców gminy Chrzanów wyrażone na liście poparcia.
3. Zadania zgłaszane są on-line za pośrednictwem platformy cyfrowej poprzez uzupełnienie wszystkich pól formularza zgłoszenia. Do zgłoszenia należy dołączyć skan listy poparcia, o której mowa w ust. 2.
4. Dla osób nieposiadających dostępu do sieci Internet uruchamia się stacjonarne punkty, umożliwiające zgłoszenia zadania przy pomocy platformy cyfrowej.
5. Oryginalne zgłoszenie wraz z listą poparcia należy złożyć na Dzienniku Podawczym Urzędu Miejskiego w Chrzanowie, Aleja Henryka 20, 32-500 Chrzanów, pokój nr 1, parter, w godzinach pracy urzędu w terminie maksymalnie 7 dni od daty zakończenia etapu naboru zgłoszeń.
6. W ramach Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego mogą być realizowane zadania:
   1. zgodne z prawem oraz mieszczące się w granicach zadań i kompetencji gminy określonych przepisami prawa,
   2. o szacunkowej wartości nie mniejszej niż 10 000 zł i nie większej niż 100 000 zł,
   3. których koszty rocznego utrzymania nie przekraczają 20 % wartości zadania,
   4. zakładające realizację w sposób kompletny - obejmujący całość działań koniecznych do realizacji (od projektu/koncepcji poprzez niezbędną dokumentację po realizację),
   5. o charakterze inwestycyjnym pod warunkiem:
      - realizacji wyłącznie na mieniu gminy Chrzanów - sprawdź własność gruntu
      - spełnienia kryterium ogólnodostępności, przy czym za zadania ogólnodostępne uznaje się w szczególności takie zadania, w przypadku których mieszkańcy mają możliwość swobodnego i bezpłatnego korzystania z efektów ich realizacji. Za ogólnodostępne, ze względu na swój publiczny charakter, uważa się m.in. projekty realizowane w: jednostkach oświatowych, placówkach opiekuńczych, miejskich instytucjach kultury, bez względu na ich rodzaj.
7. W ramach Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego nie mogą być realizowane zadania:
   1. które stoją w sprzeczności z obowiązującymi w mieście strategiami, planami i programami, w tym w szczególności z planami zagospodarowania przestrzennego, programami branżowymi, unijnymi, przedsięwzięciami wpisanymi do Wieloletniej Prognozy Finansowej, itp.,
   2. które wymagają współpracy instytucjonalnej, jeżeli osoby odpowiedzialne za kierowanie daną instytucją nie przedstawiły wyraźnej, pisemnej gotowości do współpracy,
   3. które mają charakter projektów autorskich, chyba że przewidują nieodpłatne przeniesienie praw autorskich na gminę i wybór wykonawcy w trybie konkurencyjnym, w tym w oparciu o przepisy Prawa zamówień publicznych.
8. Zgłoszenia nie mogą zawierać bezpośredniego ani pośredniego wskazania podmiotu realizującego zadanie, trybu jego realizacji, a także zastrzeżonych znaków towarowych.
9. Na etapie zgłaszania zadań mieszkańcy będą mogli je konsultować z przedstawicielami wydziałów merytorycznych Urzędu Miejskiego w Chrzanowie. Lista osób wskazanych do konsultacji dostępna będzie na platformie cyfrowej.
10. W okresie od zgłoszenia zadania do momentu jego umieszczenia na liście zadań podlegających głosowaniu Wnioskodawcy przysługuje prawo do wycofania zgłoszenia.

Rozdział III

Ocena zgłoszonych projektów

§5

1. Do oceny zgłoszonych zadań powołuje się Zespół ds. Budżetu Obywatelskiego (zwany dalej „Zespołem”).
2. W skład Zespołu wchodzi:
   1. 3 radnych Rady Miejskiej w Chrzanowie desygnowanych przez komisje właściwe do spraw budżetu, rozwoju, kultury, edukacji i sportu,
   2. 6 przedstawicieli wydziałów Urzędu Miejskiego w Chrzanowie.
3. Zespół weryfikuje zgłoszone zadania pod względem formalnym. Zadanie zostaje pozytywnie ocenione pod względem formalnym jeśli łącznie spełnia następujące kryteria:
   1. zostało złożone we właściwy sposób i w wyznaczonym terminie,
   2. wszystkie obowiązkowe pola formularza zostały wypełnione,
   3. wszystkie wymagane załączniki zostały załączone i wypełnione,
   4. szacunkowy koszt realizacji jest zgodny z limitami określonymi w Regulaminie,
   5. w przypadku zadań o charakterze inwestycyjnym – wskazana została lokalizacja na mieniu gminy Chrzanów.
4. W przypadku uchybień formalnych Wnioskodawca zostanie poinformowany drogą elektroniczną lub za pośrednictwem platformy cyfrowej o konieczności dokonania poprawek lub uzupełnień w terminie 5 dni od dnia powiadomienia. Brak uzupełnień lub poprawek we wskazanym terminie powoduje odrzucenie zgłoszonego zadania z przyczyn formalnych. Wykaz zgłoszonych zadań, które spełniają wymogi, jest udostępniany na platformie cyfrowej.
5. Zespół, po zakończeniu oceny formalnej, kieruje pozytywnie ocenione zadania do weryfikacji prawnotechnicznej dokonywanej przez właściwe merytorycznie wydziały Urzędu Miejskiego w Chrzanowie oraz do zaopiniowania przez:
   1. radę osiedla/radę sołecką właściwą ze względu na lokalizację zadania o charakterze inwestycyjnym,
   2. osobę/osoby odpowiedzialne za kierowanie instytucjami w przypadku zadań, które wymagają współpracy instytucjonalnej.
   Wyżej wymienione opinie mają charakter informacyjny i nie są wiążące dla Zespołu.
6. Weryfikacja prawno-techniczna zgłoszonych zadań prowadzona jest w szczególności, pod kątem:
   1. zgodności z obowiązującymi przepisami prawa,
   2. zgodności z kompetencjami i zadaniami gminy,
   3. możliwości realizacji zadania w ciągu roku,
   4. realności planowanych wydatków, tj. przyjęcia racjonalnych stawek,
   5. możliwości zabezpieczenia w kolejnych budżetach gminy ewentualnych kosztów utrzymania powstałych w wyniku realizacji zadania.
7. Ingerowanie w zakres zgłoszonych zadań, w tym zmianę miejsca ich realizacji bądź łączenie z innymi zadaniami, możliwe jest za zgodą Wnioskodawców.
8. W przypadku wystąpienia w trakcie weryfikacji prawno-technicznej wątpliwości wynikających z określonych zapisów w zgłoszeniu, Wnioskodawca zostanie poinformowany o tym fakcie drogą elektroniczną lub za pośrednictwem platformy cyfrowej. Uzupełnienia, doprecyzowania lub poprawy zgłoszenia dokonuje się w uzgodnieniu z właściwym merytorycznie wydziałem Urzędu Miejskiego w Chrzanowie w terminie 5 dni od dnia powiadomienia.
9. Niedokonanie poprawy we wskazanym terminie, wprowadzenie zmian niezgodnych z Regulaminem lub zmian w istotny sposób zmieniających zadanie powoduje niedopuszczenie projektu do głosowania z przyczyn prawno-technicznych.
10. Wydziały merytoryczne Urzędu Miejskiego w Chrzanowie po dokonaniu weryfikacji prawnotechnicznej przekazują Zespołowi wyniki weryfikacji poszczególnych zadań.
11. Zespół, po zapoznaniu się z wynikami weryfikacji oraz opiniami, o których mowa w ust. 5 lit. a-b, przygotowuje listę zadań ocenionych pozytywnie i negatywnie.
12. Lista zadań podlegających głosowaniu publikowana jest na platformie cyfrowej.
13. W terminie 5 dni od dnia ogłoszenia listy zadań podlegających głosowaniu (rozumianego jako opublikowanie na platformie cyfrowej) Wnioskodawcy, którego zgłoszenie zadania zostało odrzucone, przysługuje prawo do wniesienia pisemnego odwołania do Burmistrza Miasta Chrzanowa, który ostatecznie rozstrzyga w sprawie umieszczenia zadania na liście zadań podlegających głosowaniu. W terminie 7 dni od dnia wniesienia odwołania Burmistrz Miasta Chrzanowa informuje pisemnie Wnioskodawcę o sposobie rozpatrzenia odwołania.

Rozdział IV

Zasady przeprowadzenia głosowania, ustalenia wyników i podania ich do publicznej wiadomości

§6

1. Zgłoszone i zweryfikowane zadania będą oceniane w głosowaniu powszechnym.
2. Prawo udziału w głosowaniu w ramach Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego ma każdy mieszkaniec gminy Chrzanów. W przypadku głosowania przez mieszkańca, który nie ma ukończonych 16 lat konieczna jest zgoda jego opiekuna prawnego.

§7

1. Głosowanie zostanie przeprowadzone za pomocą platformy cyfrowej poprzez formularz on-line.
2. Dla osób nieposiadających dostępu do sieci Internet uruchamia się stacjonarne punkty głosowania, umożliwiające oddanie głosu przy pomocy platformy cyfrowej.
3. Głosowanie odbywa się poprzez wybranie od jednego do trzech zadań z listy zadań podlegających głosowaniu.
4. Każdy mieszkaniec gminy Chrzanów może zagłosować wyłącznie raz.
5. Mieszkaniec biorący udział w głosowaniu ma obowiązek podać swoje dane osobowe, tj. imię i nazwisko oraz numer PESEL oraz wyrazić zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych dla potrzeb przeprowadzenia głosowania. Niedopełnienie któregokolwiek z tych wymogów spowoduje, że głosowanie będzie nieważne.

§8

1. Obliczenie wyniku głosowania polega na zsumowaniu głosów oddanych na każde z zadań.
2. Do realizacji zostaną zakwalifikowane zadania, które uzyskały największą liczbę głosów, aż do wyczerpania puli środków, przeznaczonych na Chrzanowski Budżet Obywatelski.
3. Jeżeli dwa lub więcej zadań uzyskają taką samą liczbę głosów, o ich kolejności na liście zadecyduje publiczne losowanie.
4. Jeżeli w wyniku głosowania dwa lub więcej zakwalifikowanych do realizacji zadań pozostaje ze sobą w sprzeczności lub wzajemnie się wyklucza, realizowane będzie wyłącznie to zadanie, które uzyskało większe poparcie.
5. Informacja o wyniku głosowania zostanie ogłoszona na platformie cyfrowej.

§9

Realizacja wybranych zadań powinna odbyć się w ciągu jednego roku budżetowego, przy czym w uzasadnionych przypadkach możliwe jest wydłużenie realizacji na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa, w tym w ustawie o finansach publicznych.

Rozdział V

Promocja Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego

§10

1. Gmina Chrzanów i jej jednostki organizacyjne promują ideę budżetu obywatelskiego jako ważną formę konsultacji społecznych, przyczyniającą się do aktywizacji obywatelskiej mieszkańców.
2. Promocji poszczególnych zadań dokonują we własnym zakresie Wnioskodawcy lub ich przedstawiciele.
3. Na materiałach informacyjnych i promocyjnych dotyczących zadań:
   1. dopuszczonych do głosowania - umieszczać należy logotyp identyfikujący aktualną edycję budżetu obywatelskiego, którego wzór pobrać można z platformy cyfrowej oraz zapis „Zadanie zgłoszone w ramach Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego”
   2. wybranych do realizacji - umieszczać należy logotyp identyfikujący aktualną edycję budżetu obywatelskiego, którego wzór pobrać można z platformy cyfrowej oraz zapis „Zadanie finansowane ze środków Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego”, a po jego zrealizowaniu „Zadanie sfinansowane ze środków Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego”.

Rozdział VI

Postanowienia końcowe

§11

1. Konsultacje społeczne, dotyczące Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego mają charakter procesu cyklicznego, powtarzanego w kolejnych latach budżetowych.
2. Upoważnia się Burmistrza Miasta Chrzanowa do określenia terminu zgłaszania zadań do Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego, ich weryfikacji, prowadzenia działań informacyjno-edukacyjnych, głosowania i ogłoszenia wyników, przy czym termin zgłaszania zadań nie może być krótszy niż 21 dni, a okres głosowania nie może być krótszy niż 14 dni.
3. Upoważnia się Burmistrza Miasta Chrzanowa do określenia wzoru formularza zgłoszenia, listy poparcia, stosownych oświadczeń dla zgłaszających i głosujących poniżej 16 roku życia, składu osobowego Zespołu ds. Budżetu Obywatelskiego i regulaminu jego pracy, niezbędnych elementów formularza głosowania oraz do wyznaczenia stacjonarnych punktów do zgłaszania zadań i głosowania.
4. Administratorem danych osobowych zebranych podczas procedowania Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego, zarówno od osób zgłaszających zadania, popierających je, a także biorących udział w głosowaniu, jest Burmistrz Miasta Chrzanowa z siedzibą Aleja Henryka 20, 32-500 Chrzanów. Dane te będą przetwarzane wyłącznie w celu realizacji Budżetu Obywatelskiego. Każdemu przysługuje prawo wglądu w jego dane osobowe, a podanie ich jest dobrowolne, jednak niezbędne dla udziału w procesie realizacji Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego.
5. Dokumentacja związana z ustaleniem zadań Chrzanowskiego Budżetu Obywatelskiego jest przechowywana w Biurze Promocji, Kultury i Sportu i podlega archiwizacji na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej.